Anwendungsfall – Zeiterfassung

I: Typischen Probleme klassischer Zeiterfassungssysteme
II: Standard-Software vs. Low-Code zur Zeiterfassung
III: Mit Low-Code wird Ihre Zeiterfassung einfacher
IV: Low-Code als ideale Basis für Ihre digitale Zeiterfassung
V: Low-Code in der Praxis
VII: Die wichtigsten Funktionen

I: Typischen Probleme klassischer Zeiterfassungssysteme

Die typischen Probleme klassischer Zeiterfassungssysteme

Viele Unternehmen arbeiten mit starren Zeiterfassungssystemen, Insellösungen oder Tools, die nur einen vorgegebenen Prozess unterstützen. Sobald mehrere Teams, Projekte oder unterschiedliche Arbeitszeitmodelle zusammenkommen, stoßen klassische Systeme schnell an ihre Grenzen. Die Folge: hoher Administrationsaufwand, fehlende Transparenz und unnötige Kosten durch Fremdanpassungen.

Starre Prozesse

Veränderte Abläufe lassen sich nur mit hohem Aufwand anpassen.

Kein Echtzeit-Überblick

Fehlende Klarheit über Projekte, Zeiten und Abwesenheiten.

Vendor-Abhängigkeit

Anpassungen an Feldern, Workflows oder Logiken sind nur über den Anbieter möglich.

Langsame Anpassungen

Jede Änderung kostet Zeit, Geld und externe Dienstleister.

Limitierte Integrationen

Anbindung an ERP, HR-Software etc. nur mit Zusatzmodulen oder als Insellösung umsetzbar.

Datensilos statt Überblick

Daten sind über Dateien oder Systeme verstreut. Es fehlt ein zentraler Single Point of Truth für Zeiten, Projekte und Abwesenheiten.

Typische Probleme

Hoher Entwicklungsaufwand bei jeder Anpassung
Laufende Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung
Änderungen dauern lange und blockieren andere Projekte
Abhängigkeit von einzelnen Entwicklern oder externen Dienstleistern
Individuell gebaute Schnittstellen müssen dauerhaft gepflegt werden
Die Lösung wächst nicht automatisch mit neuen Anforderungen mit

Jetzt Low-Code testen

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Individualsoftware = Sackgasse?

Individualentwicklung vs. Low-Code zur Zeiterfassung

Viele Unternehmen setzen auf Eigenentwicklungen, um starre Standardlösungen zu umgehen. Doch die Erfahrung zeigt: Individuelle Software erfüllt Anforderungen nur solange, wie der Prozess stabil bleibt. Sobald sich Abläufe ändern oder neue Systeme angebunden werden müssen, wächst der Aufwand — nicht die Lösung.

Low-Code bietet hier eine flexiblere Alternative: Sie passen die Anwendung jederzeit selbst an, ohne komplexe Entwicklungsprojekte.

Individualentwicklung

Low-Code

Flexible Abbildung interner Prozesse

Anpassungen ohne Code-Kenntnisse

Erweiterbarer Funktionsumfang

Vendor-Customizing: Kein Customizing durch externe Dienstleister notwendig

Direkte Anbindung an andere Systeme möglich

Individuelle Rollen und Berechtigungen

Datenhoheit im eigenen Unternehmen

Frei definierbares Datenmodell

Einfache Anpassungen in Minuten

Mit Low-Code behalten Sie die Kontrolle: Sie gestalten Ihre Zeiterfassung so, wie sie Ihr Unternehmen wirklich braucht – ohne klassische Softwareentwicklung. Eingabemasken, Regeln und Workflows konfigurieren Sie direkt in der Oberfläche und passen sie jederzeit an neue Anforderungen an.

Ob unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Projektstunden, Pausenregeln oder Genehmigungsprozesse: Mit Low-Code bilden Sie auch komplexe Abläufe strukturiert und nachvollziehbar ab. Änderungen im Arbeitsalltag setzen Sie selbst um, ohne externe Entwickler oder langwierige IT-Projekte einplanen zu müssen.

Probieren Sie die Low-Code-Zeiterfassung im Browser aus und erhalten Sie einen realistischen Eindruck davon, wie GAPTEQ als Basis für Ihre individuelle Lösung dient.

Schneller Start

Mit Low-Code setzen Sie Ihre digitale Zeiterfassung zügig und strukturiert um – ohne tiefgreifende Programmierung und ohne lange Entwicklungszyklen. Masken, Regeln und Workflows konfigurieren Sie direkt in der Oberfläche und erweitern sie Schritt für Schritt nach Ihrem Bedarf. Das reduziert Projektaufwand und macht Sie unabhängiger von externen Entwicklern.

Flexibel anpassbar

Egal ob Gleitzeit, Schichtmodelle, Projektbuchungen oder individuelle Pausenregeln: Mit Low-Code bilden Sie Ihre Anforderungen für sämtliche Arbeitszeitregel exakt ab. Neue Vorgaben, Tarifwechsel oder zusätzliche Teams? Kein Problem! Neue Vorgaben integrieren Sie im Handumdrehen und Ihre Zeiterfassung wächst einfach mit.

Effizientere Prozesse

Low-Code ermöglicht automatisierte Abläufe für fast jeden Unternehmensprozess: Prüfungen, Berechnungen und Freigabeprozesse. Arbeitszeiten werden sauber validiert, Zuschläge korrekt ermittelt und Anträge digital weitergeleitet. Das sorgt für weniger Fehler, weniger Rückfragen und deutlich weniger Administrationsaufwand.

Mehr Transparenz

Alle Zeiten werden zentral erfasst und lassen sich in Echtzeit auswerten – nach Projekten, Abteilungen, Kostenstellen oder Mitarbeitenden. Individuelle Dashboards und Reports verschaffen Ihnen mit klaren Daten und Auswertungen volle Transparenz und erleichtern die Planung, das Controlling und letztlich auch die Abrechnung.

Leichte Integration

Binden Sie Low-Code einfach in Ihre Systemlandschaft ein: Nutzen Sie bestehende Datenquellen und verbinden Sie andere Systeme über REST APIs ohne Zusatzmodule, Medienbrüche oder langwierige IT-Projekte.

“Mit GAPTEQ baue ich webfähige Datenbank-Oberflächen und Anwendungen schneller als mit allen anderen Möglichkeiten, die ich bisher gesehen habe!”

Matthias Storck, Vorstand Ceteris AG

„GAPTEQ ist ein Tool für den Fachbereich. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“

Albert Kremer, Planning & Reporting Systems Austrian Airlines AG

“Ich habe noch nie eine Software genutzt, bei der Support und Weiterentwicklung wirklich so großartig sind!”

Oliver Mayrer, Geschäftsführer MAYRER GmbH

„Die Entwicklung mit GAPTEQ hat uns inspiriert. Wir waren überrascht, wie schnell und einfach unsere Anforderungen damit zu lösen sind.“

Bernd Lauer, Geschäftsführender Gesellschafter HOLZMANUFAKTUR GmbH

Datenmodell für Ihre Zeiterfassung erstellen

Legen Sie fest, welche Daten Sie benötigen – etwa Arbeitszeiten, Projekte, Tätigkeiten, Abwesenheiten oder Regeln. In GAPTEQ bauen Sie das Datenmodell Schritt für Schritt auf und strukturieren es so, wie Ihre Organisation tatsächlich arbeitet. Das bildet die technische Grundlage Ihrer individuellen Zeiterfassung.

Masken, Workflows und Logiken aufbauen

Auf Basis des Datenmodells gestalten Sie Ihre Anwendung: Eingabemasken, Prüfregeln, Abläufe und Benutzerrollen. Sie setzen die Elemente so zusammen, dass sie Ihre Prozesse genau abbilden – ohne Code, aber mit klarer Struktur. Integrationen über APIs sind möglich, stehen aber nicht im Vordergrund und werden dort eingesetzt, wo es fachlich sinnvoll ist.

Anwendung bereitstellen und nutzen

Ist die Zeiterfassung aufgebaut, stellen Sie sie als Webanwendung bereit. Mitarbeitende greifen über Browser oder mobile Endgeräte darauf zu und erfassen Zeiten direkt in Ihrer Oberfläche. Anpassungen am Datenmodell oder an den Masken nehmen Sie jederzeit selbst vor, ohne erneute Entwicklungsprojekte einplanen zu müssen.

“Mit GAPTEQ baue ich webfähige Datenbank-Oberflächen und Anwendungen schneller als mit allen anderen Möglichkeiten, die ich bisher gesehen habe!”

Matthias Storck, Vorstand Ceteris AG

„GAPTEQ ist ein Tool für den Fachbereich. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“

Albert Kremer, Planning & Reporting Systems Austrian Airlines AG

“Ich habe noch nie eine Software genutzt, bei der Support und Weiterentwicklung wirklich so großartig sind!”

Oliver Mayrer, Geschäftsführer MAYRER GmbH

„Die Entwicklung mit GAPTEQ hat uns inspiriert. Wir waren überrascht, wie schnell und einfach unsere Anforderungen damit zu lösen sind.“

Bernd Lauer, Geschäftsführender Gesellschafter HOLZMANUFAKTUR GmbH

Stunden- & Projektbuchung

Erfassen Sie Arbeitszeiten, Tätigkeiten oder Aufträge in genau der Struktur, die Ihr Unternehmen benötigt. Mit Low-Code gestalten Sie Masken, Felder und Prüfregeln selbst – ohne starre Vorgaben.

Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung

Digitale Anträge, Genehmigungen und Konten lassen sich flexibel abbilden und bei Bedarf um eigene Regeln, Freigabestufen oder Sonderfälle erweitern.

Konfigurierbare Regelwerke

Pausen, Zuschläge, Rundungen oder Wochenarbeitszeiten hinterlegen Sie als konfigurierbare Logiken. Änderungen setzen Sie direkt im Regelwerk um – ohne Eingriffe in den Code.

Datenschutz & Nutzerverwaltung

Binden Sie Unternehmensbenutzer und Gruppen über Directory-Dienste wie Entra ID / Active Directory ein. Rollen und Zugriffsrechte orientieren sich an bestehenden Strukturen und unterstützen ein datenschutz-konformes Berechtigungskonzept.

Reporting & Datenzugriff

Erstellen Sie einfache Übersichten direkt in der Anwendung oder binden Sie Reporting-Tools wie Power BI an. Da alle Daten in einer Datenbank liegen, lassen sich Dashboards und Analysen unkompliziert integrieren und aus GAPTEQ heraus öffnen.

Genehmigungs-Workflows

Freigaben nach Rollen, Projekten oder Teams lassen sich flexibel modellieren. Eingaben werden validiert, geleitet und dokumentiert – vollständig nachvollziehbar und revisionssicher.

Dank der Standardkomponenten entstehen Anwendungen deutlich schneller als bei einer Individualentwicklung. Je nach Komplexität entstehen erste Prototypen innerhalb von ein paar Stunden. Produktive Anwendungen lassen sich bereits in ein paar Tagen realisieren.

Nein. Low-Code von GAPTEQ ist so konzipiert, dass Fachabteilungen und IT gemeinsam daran arbeiten können. Alle Anpassungen erfolgen über die Oberfläche mithilfe starker Standard-Komponenten auch ohne Programmier-Know-How.

Absolut. Low-Code ist modular. Sie können jederzeit neue Felder, Reports, Formulare oder komplette Prozesse ergänzen – ohne neue Software einkaufen zu müssen.

Ihre Daten werden direkt in Ihrer eigenen Datenbank gespeichert. GAPTEQ greift lediglich auf diese Daten zu. Bei Bedarf kann GAPTEQ autark in sicherheitskritischen Netzwerken betrieben werden.

Für die Zeiterfassung selbst, bietet GAPTEQ ein feingranulares Zugriffs- und Berechtigungsmanagement, wodurch Sie Rechte auf verschiedenen Ebenen steuern und Abfragen exakt so konfigurieren können, dass nur vorgesehene User Zugang zu bestimmten Daten haben.

Damit Sie schnell fit in GAPTEQ werden unterstützen wir Sie mit unserem Coaching- und Schulungsangebot.

Falls Sie wenig Zeit oder Ressourcen haben, Ihre Zeiterfassung selbst zu erstellen, können Sie die Umsetzung komplett in die Hände unserer GAPTEQ-Experten geben. Von einer sauberen Konzeption, über alle Masken, Formulare und Prozesse, bis hin zum Rollout in der für Sie passenden Infrastruktur – wir bieten Ihnen einen 360° Full Service nach Ihrem Bedarf und Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.

Zeiterfassungs-Software, die sich exakt an Ihre Prozesse anpasst – dank Low-Code